遠距辦公模式近期已成為常態，要如何防止營業秘密外洩，也保障員工存取資料時不會構成違法，是勞雇雙方要面對的新課題。
文．歐陽弘
新冠肺炎的肆虐對台灣許多公司的日常營運造成了衝擊，由於實施了三級警戒，遠距辦公模式近期成為常態，當員工都居家工作時，要如何維持公司的營業秘密，就成為新的課題。
所謂的營業秘密，定義上包括方法、技術、製程、配方、程式、設計或其他可用於生產、銷售或經營之資訊，但必須符合營業秘密法第二條所列的三個要件：
- 機密性：非一般涉及該類資訊之人所知者。
- 經濟性：因其秘密性而具有實際或潛在之經濟價值者。
- 合理保密措施：所有人已採取合理之保密措施者。
上述的三個要件，機密性與經濟性較無疑義，但員工尚在辦公室工作時，公司是否已採取合理保密措施，已有認定上的困難。而員工遠距辦公時，公司對於並未申請專利，而須透過營業秘密的概念來保護的商業秘密，就面對更高的營業秘密外洩風險。例如說，員工在家辦公時，若可使用網路連線到公司存取所有的資訊，公司的管控就必須要更嚴謹，以防營業秘密外洩。再者，如果沒有明確的規範，員工也會擔心存取資料的瞬間就構成違法。因此，公司應盡速檢視現行的做法是否符合法律的要求，否則除了疫情之外，還會產生更多的法律風險。
確保公司機密須採取適當措施
要保護公司的營業秘密，最基本的做法是先確立公司與員工是否簽有保密協議，而且保密協議的內容足以涵蓋公司想要保護到的秘密。但這並不代表簽了保密協議公司就可以高枕無憂，因為公司仍要採取合理的保密措施，才能獲得法律的保護。
為了協助公司降低法律風險，以下做法可供參考，以便員工在遠距辦公時保護公司的保密訊息。
- 公司現有制度的調整：
- 若公司現行與保密訊息相關的公司政策和程序並未涵蓋遠距辦公的情況，應盡速修改政策和程序以涵蓋遠距辦公的情況。
- 以書面提醒公司員工，在遠距辦公期間確保秘密的機密狀態是員工的責任。
- 建立保密的計畫，使不同級別員工有不同的權限，並將員工遠端使用的保密訊息限制在必須知道(need to know)的範圍，控管能接觸保密訊息的對象。同時，應盡速檢視公司現有的專利與營業秘密，建立完整的檔案，對應到不同級別員工所能開放的權限。當然，這其實是沒有疫情時也該做的事。
- 提供適當的員工訓練，讓員工熟悉公司保護營業秘密的方式。訓練內容應清楚列舉員工遠距辦公時可以做和不可以做的事情，例如：
- 員工不得將公司文件透過電子郵件發送到員工的私人電子郵件帳戶，或將資訊傳輸到公司網絡之外。
- 若條件允許，員工應該在只有員工本人能進入的房間內工作。
- 員工只能使用加密的雲端空間來儲存和發送文件。
- 員工應避免使用公共或不安全的wifi，並應該用密碼保護員工的居家wifi。
- 要求員工使用強度更高的密碼。
- 若條件允許，員工應藉由VPN連接公司的網絡，如此一來即可隱藏在線身份並加密連線。公司可安裝多重身分驗證軟體來進一步保護公司網絡。
- 若條件允許，公司可安裝具有遠端鎖定和格式化功能的軟體。如此一來即可於保密訊息外洩時，馬上將洩露訊息的員工排除在公司網絡之外，亦能在公司設備遺失時將設備內的資訊格式化。
公司後續保護營業秘密的其他措施：
公司應該盡速制定規範，以便員工在遠距辦公期間但僱傭關係終止時，可以依照程序返還公司資訊和設備。公司應保留一份設備和公司資訊清單，使公司能夠有效的監控設備、文件和帳戶，並得以在員工離職時檢查。更重要的是，公司必須檢視是否有與員工訂有離職後的競業禁止約款，若有訂立，是否為有效的離職後競業禁止約款。例如說，雖然訂有競業禁止約款，但若未給予員工合理的補償，依據二○一五年十二月十六日新增訂的勞動基準法第九條之一，該約定即為無效。再者，即使是在該法增訂前即與老員工簽訂有競業禁止約款，實務上法院仍會考慮這個新法來判斷是否顯失公平而無效(最高法院二○二○年台上字第一六一六號民事判決)。這都是需要公司盡速檢視並深思的法律問題。
為了適應新的工作模式，公司非常需要在這種新型態的日常營運中重新建構適當的工作制度與措施。否則，即使沒有被疫情擊倒，也會因為營業秘密的外洩而被敵人擊倒。希望我們都能在疫情當中，安然度過。
